利便性・機密性に優れた「クラウド販売管理システム」！！
昨今、販売管理システムに関してクラウドを取り入れている中小企業が多くなっています。ここでは、今多くの中小企業が導入しているクラウド販売管理システムについてご紹介します。
販売管理システムについて
【販売管理システムって何？】
販売管理は、商品受注から代金受け取りまで一連の販売業務を管理する事を指します。もっと簡単に言うと、物の流れとお金の流れを管理する業務になります。では、この2つの販売管理業務について詳しく見ていきましょう。
① プロセス管理
プロセス管理とは、物の流れを管理する業務の事です。主に、プロセス管理には４つの業務に分類する事ができます。一つ目は「顧客からの商品注文を受ける受注業務」、二つ目は「注文を受けた商品を納品する出荷業務」、３つ目は「商品在庫が無い物を発注して受け取る発注・仕入業務」、４つ目は「在庫としてストックされている商品を把握する在庫業務」、これらがプロセス管理として行われています。
② 債権債務管理業務
債権債務管理業務とは、お金の管理に関する業務のです。企業にとってこの業務は、とても重要な業務になります。債権債務管理業務には、２つの業務に分類する事ができ、一つ目は「顧客からお金を受け取る業務」、２つ目は「仕入れ先にお金を支払う業務」があります。債権債務管理業務では、販売売上金の管理、請求書作成、入金管理、商品仕入れ、支払い業務等、販売に関わる様々なお金の流れを管理していきます。
このように…
販売管理と言うのは、企業営業活動の核となる大事な業務になっています。それぞれの業務では少しでも誤りがあってミスが生じると、信用問題に悪影響を及ぼしたり、企業側が大きな損害を受けたりする危険性があるのです。そのような事態を防止する為にも、販売管理シ業務でITソリューションを利用して効率化を図ったり、ミス発生を軽減して回避したりする事が、販売管理システムの目的になります。
【従来の「Excel販売管理」には限界がある？】
現代では、昔のように販売管理を手書き伝票で行っている企業は殆どいないですよね。その代わり、システム化せずにPCに搭載されているExcelで販売管理を行っている企業は沢山おり、見積書、納品書、請求書等を発行していますしかし、Excelで販売管理をするにも限界があり問題点もある事を知っているでしょうか。では、一体どのような問題点がExcel販売管理にあるのか詳しく見ていきましょう。
入力ミスが起きやすい
販売管理を行う際、伝票作成の効率化を図る為にExcelのテンプレートを利用しても、時間や手間が掛かります。それに、伝票発行ができたとしても、データ集計の際には再び入力が必要になり、ミス発生の危険性もアップします。
販売データ情報を共有するが難しい
通常の販売管理システムででは、データ化された商品情報を共有する事も難しくありません。その箱には経理システムとの連携もできません。エクセルで管理作業を効率化するプログラミングを開発できますが、あまりに専門的です。属人化して他の人では手が出ません。修正も更新も困難です。
このように…
これら課題を解決するのが販売管理システムです。販売に関わる受注、在庫、出荷、納品、検収、請求、入金などの情報を一元的に管理する事できるのです。そこで今多くの中小企業に人気があるのが最新の「クラウドサービス」になっています。
【販売管理システムが大きく発展している？】
初期は販売管理システムのパッケージ化
販売管理に関してPCの活用が主流になったのは1990年代からで、世の中ではパッケージソフトを用いて管理するのが一般的でした。今までそれぞれの企業で独自のシステムを導入して構築されていた機能を、ある程度標準化させてパッケージ化した製品が誕生します。Excelの表計算ソフト等も一般化されて、それを活用して伝票作成を行う等、パッケージ型販売管理システムを導入して利用されていました。
現在はパッケージ型から「クラウド型」へ
現在では、自分の会社にサーバーを置いてシステム構築する従来のパッケージ型に変わり、インターネットを介して情報を共同利用する事が可能な「クラウド型」が主流になっています。核となるシステムプログラムはデータセンターに置かれ、利用する企業が自社に必要なサービスに応じて最適な機能を選択する事ができるようになっています。
クラウド販売管理システムは、すでに完成されているシステムプログラムを利用する形になるので、導入も簡単に行う事ができる上、システム設置期間も大きく短縮する事が可能です。また、従来のようにサーバにパッケージをインストールする必要も無いため、パッケージ型に比べてクラウド型は導入費用も低価格に抑える事ができます。システムは全てプログラムを提供している事業者で運用してくれるので、常に最新機能を利用できたり、セキュリティ体制もしっかり整った環境にする事ができたり、様々なメリットがあるのがクラウド販売管理システムです。
クラウド販売管理システムについて
【クラウド販売管理システムって何？】
そもそも「クラウド」とは…
クラウドとは、Web上に企業で作成したデータやソフト等を保存する事ができるサービスの事を言います。なので、自社にサーバーを持たなくてもクラウドで情報を保管して管理する事ができるようになっています。
「クラウド販売管理システム」とは…
クラウド販売管理システムは、いくつもの販売管理業務を遂行する上で、必要なデータをWeb上で一元管理する事ができるサービスになります。販売管理と言うのは、商品販売を行う際に、商品と代金の流れをデータ化して記録管理していきます。クラウドで全ての販売データを一元管理できる事で、商品の在庫過多、商品の在庫不足、データ登録ミス等を防止する事ができます。クラウド販売管理システムを導入する事で、商品と代金の流れが今まで以上に正確に管理する事が可能になり、販売業務自体を円滑に進めていく事ができます。
【クラウド販売管理システムのメリットとは？】
システム導入費用を最小限に抑える事ができる
本来、クラウドサービスと言うのは、Web経由でシステムを利用する為、インフラ環境を企業側で整える必要も無く、簡単に新システムを導入する事ができます。従って、今までのようにシステム導入する際に必要だった、サーバー調達や設置、ネットワーク構成の変更作業、パッケージインストール等、初期設定を行う為に必要な導入プロセスを全て省いてシステム導入する事ができます。このように導入プロセスを大きく省略する事が可能になるので、その分システム導入に掛かるコストを大幅に削減する事に繋がっています。さらに、クラウド型は初期費用も殆ど掛かる事が無いので、従来に比べてかなり総合的な導入コストを削減する事ができます。
システム運用負荷を軽減する事ができる
クラウドシステム導入後の運用では、従来のパッケージ型と比較しても圧倒的にネットワーク環境を整える負荷が軽減されます。基本的にクラウドを導入している場合、ネットワーク環境の整備についてはベンダーが行ってくれるので、クラウドを利用する企業側でシステム環境の整備を行う必要がありません。自社の環境に合わせてシステム設定変更を行う事はありますが、基本的に直接的なシステム運用はベンダー側なので運用負荷を大きく軽減する事ができます。
システム運用コストを明確に把握する事ができる
従来のパッケージ型販売管理システムでの運用で、運用コストの大半を占めるのは、アップデート対応やサーバー管理等を行う為に掛かってくる人件費です。他にも目には見えませんが、サーバー設置スペースに掛かるコストや消費電力費用等が運用コストのネックになっている企業も少なくありません。
しかし、クラウド型販売管理システムにする事で、ベンダーが設定するプラン料金が毎月の運用費用となるので、しっかり運用費用を自分で把握する事ができます。明確に把握できる分、販売管理に対する予算編成もしやすくなったり、経理業務の負担を軽減したりする事にも繋がります。
費用対効果を目で見て確認する事ができる
クラウド型販売管理システムでは、毎月の運用費用が月額で固定されているので、システム導入後の費用対効果もはっきり見えると言う良さがあります。実は、企業の中には費用対効果がよく分からないと言う理由で、販売管理システムを導入していない所も意外に多いのが現状として挙げられます。しかし、クラウド型販売管理システムを導入する事で、しっかり費用対効果を把握して実感するができます。